天津工业大学学生档案管理细则

（2017年修订）

学生档案是学校在学生管理活动中形成的有关于学生情况的各种文字、表格以及其他形式的历史记录，它能记录和反映学生的个人经历、德才能绩、学习和工作表现，在学生转正定级、职称评定、办理养老保险、出国深造等方面可提供有力佐证，与此同时，学生档案也是用人单位进行人才选拔、培养的重要依据。为进一步规范学生档案管理，顺利完成档案的转交与投递，切实保障学生利益，特制定本细则。

一、 学生档案接收程序

我校学生档案自入学之日起由原单位投递至招生办或研究生院，再由招生办或研究生院转递到各个教学单位保存，请各教学单位在接受档案之时进行登记查对，发现学生没有档案的情况，务必通知学生本人联系原单位寻找，对经过寻找仍没有档案的做好记录并由学生本人签字确认。档案进入教学单位后，要求由专人负责保管。

二、大批档案转出程序

1.学生正常毕业后，教学单位按照“天津工业大学毕业生（研究生）档案清理登记表”对毕业生档案进行整理、审核，确认材料完备无误后，由在岗教师在档案清单审核人一栏签字或加盖个人名章，对档案资料完备无误负责。

2. 教学单位将毕业生档案资料入袋、封口、张贴白条，由学院辅导员（或兼职辅导员）携带“天津工业大学档案转移送交名册”在规定时间将毕业生档案送至毕业生就业指导中心并办理交接手续。

4.学院转交过来的封口档案，校毕业生就业指导中心视为资料完备无误，可以按照系统数据或是调档函进行邮寄或自提。

5.对于本校升研的学生档案，如在本学院继续读研，档案留存学院即可；如考取其他学院读研，学院之间自行完成档案转交即可。

6.在学校集中收档期间，原则上不允许个人申请自提。

7.大批档案采取EMS方式邮寄。

三、遗留档案转出规定

1. 教学单位应做好因各种原因缓发档案的保存管理，并及时转出。其中，需暑假期间办理转档手续的提前送至毕业生就业指导中心，档案不需封口，需要在档案封皮上注明学院、专业、姓名、学号。

2.每年9月，校毕业生就业指导中心将当年未派遣的研究生档案集中发往中国天津人力资源开发服务中心代为保管（免费）。若有特殊情况，需研究生本人提出书面缓派申请并由教学单位批准后报送就业指导中心，其档案先暂由校就业指导中心保管，待学生正式派遣后再发往派遣地。

3.本科生档案原则上于其毕业离校时全部转出。其中，天津未就业的学生档案发往天津市教委人才，外省市未就业的学生档案按照其派遣证地址发往各省市（地区）人才。若有特殊情况，需学生本人提出书面缓派申请并由教学单位批准后报送就业指导中心，其档案先暂由校就业指导中心保管，待学生正式派遣后再发往派遣地。

4.遗留档案原则上一个月集中寄送一次，采取机要方式邮寄。

四、自提档案管理规定

1.毕业生持有档案存放单位开具的调档函及本人身份证复印件可申请档案自提。

2.退学学生要求携带教务处开具的退学便函以及本人身份证复印件申请档案自提。

3.委托他人自提档案的毕业生，需要被委托人携带委托书、委托人和被委托人的身份证复印件。

4.档案一经申请自提离开学校，校毕业生就业指导中心不再接收任何形式的档案退回。

五、退学档案管理规定

对因各种原因退学学生的档案，教学单位应通知其本人及时转出，整理、审核及转出程序同常规离校学生。为避免管理疏漏，一般情况下，各教学单位不积存档案，对因各种原因在学生离校后未及时转出的档案，教学单位应定期与校毕业生就业指导中心联系，及时进行档案处理。

六、附言

1.本细则自颁布之日起实施，往届学生档案可参照执行。

2.本细则天津工业大学毕业生就业指导中心负责解释。

                                天津工业大学毕业生就业指导中心

                                      二〇一七年二月